Følg op på jeres tiltag – er der noget, I kan forbedre?
Stil de rigtige spørgsmål, og tjek om jeres tiltag virker
Her følger virksomheden op på de forskellige tiltag, tjekker om arbejdet skrider frem som forventet og laver evt. justeringer – det gælder både tiltag i egen virksomhed og i hele værdikæden.
Politik og proces
- Er jeres politik og processer forankret i den daglige drift?
- Er der behov for træning af medarbejdere?
- Hvornår er tiden inde til at opdatere jeres politik om menneskerettigheder?
Handleplaner og tiltag
- Er handleplanerne blevet gennemført?
- Hvornår måler I jeres resultater?
- Er der sket forbedringer på de områder, hvor I har lavet tiltag?
- Har jeres leverandører iværksat de forebyggende tiltag, I har aftalt?
- Har de udførte handlinger haft den ønskede effekt?
- Har I valideret effekten hos de påvirkede mennesker, eksperter og andre relevante interessenter?
Spørg de rigtige mennesker
Når I følger op på jeres tiltag og vurderer deres succes, bør det ske med udgangspunkt i de mennesker, der potentielt oplever den negative indvirkning på deres rettighederne.
Det kan f.eks. være ansatte i jeres egen virksomhed, arbejderne på leverandørernes fabrikker, medarbejderne i bananplantagen eller kvinderne i lokalsamfundet, hvor jeres produkt produceres eller sælges. Her kan forskellige NGO’er, fagforeninger og civilsamfundsorganisationer også være til stor hjælp.
Følg op på flere områder
I kan følge op på tiltagene ved at undersøge både konkrete og bløde indikatorer. Det kan f.eks. være:
- Antallet af arbejdsrelaterede ulykker i en given periode
- Antal kvinder i ledelsen
- Antal klager indsendt til jeres klagemekanisme. (Dette viser også effekten af selve klagemekanismen. Et øget antal klager kan være positivt og indikere, at der er tillid til mekanismen, det er ikke nødvendigvis en forværring).
- Antal medarbejdere med kendskab til menneskerettighederne
- Organisering i fagforening og foreningsfrihed for medarbejdere i produktionsled
- Kvaliteten af vandvejene nær en produktionsgård
- Antallet af jord-relaterede tvister nær en produktionsgård
- Procentdel af certificerede råmaterialer indkøbt i en given periode. (Her er det vigtigt at bruge certificeringer, der tager højde for menneskerettigheder).
- Antallet af udførte opfølgninger på tiltag eller særlige audits i en given periode
- Antallet af leverandører, der har underskrevet en Code of Conduct inkl. jeres menneskerettighedspolitik.
Sådan kan I måle forbedringer
Brug disse spørgsmål til at beslutte jeres form for løbende opfølgning:
- Hvorfor følger vi op på dette område?
- Hvad er det præcist, vi vil følge op på?
- Hvordan følger vi bedst op?
- Hvem skal deltage i opfølgningen? Og i hvor høj grad?
- Hvor ofte følger vi op?
- Hvem er ansvarlig for opfølgningen?
- Hvordan vil vi bruge resultaterne af opfølgningen?
I kan med fordel opstille jeres opfølgning som en række SMART-mål: specifikt, målbart, attraktivt, realistisk og tidsafgrænset.
Kvalitetsdata på området er en fordel for virksomheden, da det kan hjælpe med at identificere uheldige tendenser og mønstre.
Justér jeres risikovurdering løbende
I bør løbende revurdere jeres risikovurdering. Var der noget, I overså i første omgang? Har I opdaget øvrige risici, da I implementerede de første forbedringer? Det kan være, at I skal justere politikken og tilføje et særligt risikoområde eller lave en ny handleplan for at dæmme op for en potentiel negativ indvirkning.
Det er en god ide, at gøre det til en fast del af virksomhedens halv- eller helårlige planer, så der bliver sat tid af til at dykke ned i arbejdet. Derudover bør I altid lave en grundig risikovurdering af menneskerettigheder, når der udvikles nye produkter, indgås nye leverandørsamarbejder, eller hvis I entrerer nye forretningsområder.
Brug de gode værktøjer
I kan anvende værktøjerne fra skridt 3 i jeres opfølgning, f.eks. leverandørdialog, selvevalueringsskemaer, leverandørbesøg og tredjepartsaudits.
Gør opfølgningen nem og effektiv ved at anvende en del af den data, I allerede indsamler, som f.eks. registrering af ulykker.
Kan I forbedre jeres proces?
Overvej også, om I kan gøre noget for at forbedre processen omkring jeres risikovurdering. Er der noget, der skal ændres, så I bedre eller tidligere kan opdage problemområder? Er der nogle af jeres nuværende erfaringer med menneskerettighedsarbejdet, der skal implementeres i den faste proces?
Arbejdet med menneskerettigheder bør integreres i virksomheden, såvel som I løbende tager hensyn til eksempelvis arbejdsmiljø og -ulykker i jeres forretningsgange. Processen kan sammenlignes med ledelsesprocesser i henhold til eksempelvis ISO 9001, 14001 og 45001.
I kan med fordel bruge Plan, Do, Check, Adjust tilgangen til arbejdet med due diligence for menneskerettigheder. Det betyder at I aldrig bliver færdige, men løbende skal forbedre arbejdet.
Hvornår har I gjort nok?
Arbejdet med due diligence for menneskerettigheder et løbende arbejde, der skal forankres i virksomhedens forretningsgang. Det er derfor vigtigt, at I som virksomhed sætter tid og ressourcer af, til at styrke jeres due diligence proces. Jeres indsats skal kunne justeres løbende især i tilfalde af overtrædelser.
Hvordan kan I gå til det?
- Start med at oprette et særligt projektforløb for at integrere hensynet til menneskerettigheder.
- Herefter skal due diligence for menneskerettigheder forankres som en del af jeres virksomhed, hvor I løbende sætter mål for forbedringer (se ovenstående afsnit for inspiration).
- Målene bør sættes i samarbejde mellem relevante afdelinger i virksomheden og sammen med leverandøren. Det kan eksempelvis være indkøb, forretningsudvikling og salgsafdelingen. Det er også vigtigt at tjekke om jeres virksomheds CSR- eller due diligence arbejde er afstemt med jeres indkøbspraksis.
- Målet er, at arbejdet skal være en vel-integreret del af virksomhedens processer.
Jo mere erfaring I får med arbejdet, jo stærkere bliver jeres processer for due diligence for menneskerettigheder.
Cases fra små og mellemstore virksomheder i fødevareklyngen
Løbende opfølgning hos Gasa Nord Grønts 55 gartnerier
Om denne guide
Denne guide henvender sig til små- og mellemstore virksomheder i fødevareklyngen – dvs. virksomheder med 2 til 250 ansatte, som arbejder inden for landbrug og gartneri, fiskeri, dambrug, agroindustri, fødevareproduktion og ingredienser. Due diligence for menneskerettigheder er relevant, uanset om I er på B2C- eller B2B-markedet, importerer, eksporterer eller har egen produktion i Danmark.
Guidens formål er at hjælpe SMV’er i deres arbejde med due diligence for menneskerettigheder – uanset virksomhedens størrelse og ressourcer. I guiden er der både inspiration til, hvor I skal starte, og hvordan I kan styrke jeres nuværende processer.
Guiden er udarbejdet af Dansk Initiativ for Etisk Handel i samarbejde med Landbrug & Fødevarer og Arla. Guiden er medfinansieret af Erhvervsstyrelsen.
Guiden må ikke ændres, reproduceres eller oversættes uden forudgående skriftlig aftale med Dansk Initiativ for Etisk Handel. Brug af guiden i undervisningssammenhæng må kun ske med klar angivelse af partnerne bag guiden, herunder skal kreditering ske med tydelig logoangivelse.
